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Aufbewahrungsfristen – Jeder kennt es…

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Der Ordner quillt förmlich über und man stellt sich die Frage…

muss ich das alles überhaupt aufbewahren? Ich möchte möglichst kurz und knapp über die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen informieren, um Ihnen genau das zu erleichtern.

Grundsätzlich ist es wichtig zu wissen, dass Aufbewahrungsfristen immer mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist. Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt das Versand- oder Empfangsdatum des Briefes. Für sonstige Unterlagen gilt das Entstehungsdatum.

Beispiel:

Ich empfange die letzten Unterlagen für das Jahr 2005 im Jahr 2007. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen beträgt 10 Jahre. Dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2007, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2017. Daher können alle Unterlagen ab dem 01.01.2018 in den Reißwolf.

Diese Berechnung gilt für alle Aufbewahrungsfristen – nur mit unterschiedlichen Fristen!

2 Jahre:

Im Grunde sollten Kassenbelege (da die Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre beträgt) und Handwerkerrechnungen (hier ausnahmsweise fünf Jahre bei der Errichtung von Bauwerken) immer mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Natürlich meine ich damit nicht den Kassenbeleg über den Wocheneinkauf im Supermarkt. Gemeint sind die Kassenbelege über Produkte, für die es eine Gewährleistung gibt, beziehungsweise für alles, was eventuell noch einmal umgetauscht oder reklamiert werden muss. Sollten Sie eine Hausratversicherung abgeschlossen haben, bewahren Sie Nachweise über z. B. Möbel, Elektronik oder Schmuck über die komplette Gebrauchsdauer auf. Im Schadensfall können diese Belege sehr hilfreich sein.

3 Jahre:

Mietverträge, Kautionsquittungen und Übergabeprotokolle sollten noch mindestens 3 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses / der Übergabe aufbewahrt werden.

 4 Jahre:

Bei Bankunterlagen, wie z. B. Kontoauszüge oder Überweisungen, gilt eine mindestens 4-jährige Aufbewahrungsfrist.

30 Jahre:

Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten und Kreditunterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden. Danach liegt es wie immer im eigenen Ermessen, ob die Unterlagen noch benötigt werden oder nicht.

Laufzeit:

Versicherungsunterlagen und Policen sind über die gesamte Dauer der Vertragslaufzeit aufzubewahren. Gleiches gilt für Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten, wie z.B. Lebensversicherungen oder Sparplänen.

Erwerbsleben:

Über die gesamte Dauer unseres Erwerbslebens sammeln wir viele Unterlagen in Bezug auf unsere Arbeit. Dabei sollte man besonders gut Acht auf die Unterlagen geben, die uns später als Nachweis für unsere Rente dienen. Dazu zählen Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise, wie z. B. die Meldungen zur Sozialversicherung. Hier wäre auch zu überlegen, ob man sie nicht nur bis zur Rente aufbewahrt, sondern ob es ggf. sinnvoll ist, diese ein Leben lang aufzubewahren.

 Ein Leben lang:

Zu guter Letzt sind noch die Unterlagen aufzuführen, die man immer ein Leben lang aufbewahren sollte. Hierzu gehören u. a. ärztliche Gutachten, Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse (z. B. Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse), standesamtliche Urkunden (z. B. Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Familienangehörigen), Belege über vorhandenes Wohneigentum.

Hinweis:

Für Gewerbetreibende gelten andere Aufbewahrungsfristen. Zudem liegt es natürlich auch immer im eigenen Ermessen, wie lang die Unterlagen letztendlich wirklich aufbewahrt werden. Dieser Artikel dient nur der Orientierung. Im Einzelfall sollte man immer schauen, ob die Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist noch relevant werden können. Im Zweifel bewahren Sie die Unterlagen lieber ein wenig länger auf.

So, dann viel Spaß beim „Ausmisten“!

Quellen:

https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/aufbewahrungsfriste...

https://www.arag.de/auf-ins-leben/selbststaendigkeit/aufbewahrungsfristen/

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Lydia Dönnebrink