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Wie Kommunikation in der Zeitarbeit gelingt

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Kommunikation ist sehr wichtig!

In unserem Kontakt mit den externen Mitarbeitern, also unseren Zeitarbeitnehmern, ist eine Besonderheit auf jeden Fall zu berücksichtigen: wir sehen sie kaum. Da die Zeitarbeitnehmer bei unterschiedlichen Kunden an unterschiedlichen Standorten eingesetzt sind, führt man als Personalmanager nach dem Einstellungsgespräch nur selten ein längeres persönliches Gespräch mit ihnen. Für uns Grund genug, einen Blog zum Thema „Kommunikation in der Zeitarbeit“ zu verfassen und einmal zu überlegen, über welche Themen ein Zeitarbeitsunternehmen eigentlich mit den Zeitarbeitnehmern kommuniziert und über welche Möglichkeiten der Kommunikation es verfügt.

Themen, über die kommuniziert wird

Unsere Personalmanager, aber auch unsere Vertriebsmanager sowie die Lohnbuchhalter kommunizieren zu verschiedensten Themen mit den Zeitarbeitnehmern. Oft geht es um die Urlaubsabstimmung oder Krankmeldung. Aber es werden auch Rückfragen zur Lohnabrechnung, zur Elternzeit oder zur Höchstüberlassungsdauer beziehungsweise generell zum Arbeitnehmerüberlassungsgesetz beantwortet. In manchen Fällen benötigen unsere Zeitarbeitnehmer auch persönliche Unterstützung, weil es im Privatleben oder mit den Kollegen nicht so rund läuft – dann geht es im Gespräch beispielsweise um die Möglichkeit eines Coachings. Damit die Kommunikation in der Zeitarbeit gelingt, versuchen unsere internen Mitarbeiter, zu jeder Zeit Feingefühl zu beweisen und dem Zeitarbeitnehmer der Situation und seinem Empfinden entsprechend zu begegnen.

Kommunikationswege: Telefon oder Sprechstunde?

Nun stellt sich uns die Frage: wie lässt es sich am besten kommunizieren, wo die Zeitarbeitnehmer sich doch die meiste Zeit beim Kunden im Einsatz befinden? In der Regel kommunizieren wir mit unseren Zeitarbeitnehmern per Telefon. Das ist meistens der einfachste Weg und Vieles lässt sich gut am Telefon klären. Auch wenn wir drei Niederlassungen in Gronau, Ahaus und Dülmen haben, hat nicht immer jeder die Möglichkeit, persönlich vorbeizukommen. Wenn man nicht gerade in derselben Stadt wohnt, ist es aufgrund der Schichtsysteme der Zeitarbeitnehmer oft schon schwierig, ein persönliches Gespräch zu führen. Vor oder nach der Arbeit ist unsere Niederlassung dann entweder noch nicht oder nicht mehr besetzt, oder es ist Mittagspause.

Aus diesem Grund haben wir bei einigen Kunden Sprechstunden eingerichtet, zu denen externe Mitarbeiter an festen Tagen kommen können, um Urlaubsanträge oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen abzugeben, oder um offene Fragen zu klären. Sprechstunden beim Kunden sind unserer Erfahrung für die Kommunikation in der Zeitarbeit nach vorteilhaft, weil die Mitarbeiter so ohne Aufwand das persönliche Gespräch suchen können und weil die Personalmanager von den Mitarbeitern und der Arbeit bzw. dem Betriebsklima beim Kunden mehr mitbekommen. Eine Win-Win Situation für alle Seiten!

Welche anderen „digitalen“ Möglichkeiten gibt es noch?

Neben dem telefonischen oder persönlichen Gespräch mit dem Mitarbeiter gibt es natürlich auch noch andere Wege, zu kommunizieren. Denkbar ist zum Beispiel eine App. Einige Unternehmen nutzen dieses Mittel bereits, um ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Zum einen kann eine App dem Mitarbeiter aktuelle wichtige Infos übermitteln; zum anderen kann sie eine „Chatfunktion“ beinhalten, die es dem Mitarbeiter ermöglicht, Anfragen zu stellen. Alles in allem ganz praktisch – vorausgesetzt, dass die Zeitarbeitnehmer diese auch installieren.

Ähnliche Funktionen können ebenfalls Firmenwebseiten beinhalten. Kontaktformulare, über die man Anfragen schicken kann, oder Kalender, über die man Gesprächstermine buchen kann, können die Kommunikation in der Zeitarbeit vereinfachen.

Oft wird auch WhatsApp (Business) oder sogar der Facebook-Messenger zur Kommunikation mit den Zeitarbeitnehmern verwendet. Dabei bewegt man sich aber unseres Wissens nach in einer rechtlichen Grauzone, weswegen wir davon eher abraten würden, um auf der sicheren Seite zu sein. Für die einen Mitarbeiter mag diese Form der Kommunikation sehr praktisch und einfach sein, während es die anderen Mitarbeiter vielleicht eher als seltsam empfinden, wenn sie über diese Kanäle vom Arbeitgeber angeschrieben werden. Das Berufsleben mischt sich dadurch doch sehr schnell mit dem Privatleben.

Wie kommuniziert werden sollte

Es gilt nicht nur zu berücksichtigen, auf welchem Weg kommuniziert wird, sondern auch, wie kommuniziert wird. Dem Gesprächspartner sollte zu jeder Zeit mit Wertschätzung, Respekt und Interesse begegnet werden. Nur so kann langfristig Vertrauen zwischen Zeitarbeitnehmer und dem Arbeitgeber entstehen, wenn man sich so selten sieht.

Unsere Personalmanager, die die Zeitarbeitnehmer betreuen, haben daher eine besondere Aufgabe, weil sie diejenigen sind, die das vertrauensvolle Verhältnis zum Mitarbeiter aufbauen. Es ist wichtig, dass sie unser Leitbild bestehend aus den Werten Vertrauen, Integrität, Flexibilität und Innovation, das in allen Niederlassungen hängt, nach außen hin zu den Zeitarbeitnehmern tragen. Nur so kann die Kommunikation in der Zeitarbeit gelingen.

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Foto Autor

Lena Flecke